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Logistica: cos’è, come funziona e quali documenti servono

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Indipendentemente dal settore di appartenenza, quasi la totalità delle imprese hanno a che fare con il bisogno di ottimizzare la gestione di magazzino.

Oltre all’ordinaria amministrazione dei flussi di merci, questa disciplina abbraccia una gamma eterogenea di attività: dai controlli di sicurezza alla formazione del personale, dalla manutenzione degli spazi di stoccaggio alla necessità di strumenti idonei per monitorare le diverse fasi di trasporto, ricezione, acquisti, controllo delle scorte e distribuzione dei prodotti.

Affrontare il tema della logistica richiede quindi un’approfondita comprensione di cosa significhi, poiché questa va ben oltre la mera movimentazione delle merci.

Sono altrettanto importanti, infatti, la fornitura dei prodotti, le strategie decisionali per migliorare la distribuzione e la conoscenza approfondita della burocrazia, con la consapevolezza di quale sia l’importanza del documento di trasporto.

Che cos’è la logistica

La logistica, come sottolineato dall’Associazione Italiana di Logistica, costituisce l’insieme di processi organizzativi, gestionali e strategici interni a un’azienda, dall’approvvigionamento alla distribuzione finale dei prodotti.

Una prospettiva ancor più ampia emerge dal Council of Logistics Management, che la concepisce come il processo di pianificazione, implementazione e controllo dell’efficiente flusso e stoccaggio di materie prime, semilavorati e prodotti finiti, mirato a soddisfare le esigenze dei clienti.

È un termine olistico, quindi, che abbraccia diversi settori, dalla gestione delle materie prime alla distribuzione dei prodotti, includendo il delicato processo di ordine e la gestione dei resi.

In un contesto di competizione accesa, l’accurata pianificazione emerge perciò come elemento cruciale, potendo determinare il successo o l’insuccesso imprenditoriale di un’azienda.

Si presenta, quindi, come un terreno complesso e in continua evoluzione, con varie specializzazioni come la logistica in entrata, interna, distributiva e di ritorno, ognuna fondamentale per garantire efficienza e competitività sul mercato.

In un’ottica moderna, sempre più aziende decidono perciò di affidare tali funzioni a fornitori esterni, per risparmiare risorse interne, adottando il concetto di Outsourcing Logistico per massimizzare la qualità del servizio offerto.

Come organizzare al meglio un servizio di logistica

La gestione efficace del magazzino costituisce una sfida comune per le imprese, indipendentemente dalla loro natura.

Le problematiche organizzative sono universali e possono comprendere la disposizione disordinata della merce, accumuli di prodotti nelle zone di passaggio, una logistica non allineata alle richieste del mercato, procedure non standardizzate e mancanza di dati di controllo.

Per affrontare tali sfide, è importante progettare attentamente l’intero processo organizzativo, attraverso una strategia incrementale che miri a conferire alle diverse procedure i giusti livelli di logica, ordine e praticità.

L’ottimizzazione del magazzino ha successivamente un impatto diretto sulle operazioni aziendali, in quanto contribuisce a ridurre i costi di stoccaggio e i tempi di movimentazione, sottolineando così la sua rilevanza nel successo imprenditoriale.

Per riuscire ad affrontare le problematiche comuni è importante agire attraverso azioni mirate.

Ad esempio, in presenza di limitazioni di spazio, è fondamentale agire sia sul versante pratico, ottimizzando le metodologie di stoccaggio e l’utilizzo degli spazi, sia su quello logico, ipotizzando una gestione diversificata delle scorte o promuovendo la riprogettazione degli imballaggi.

L’approccio alla riorganizzazione del magazzino può essere duplice, con interventi innovativi nel breve termine (top-down) e azioni di miglioramento costante nel lungo periodo (bottom-up).

Mentre l’azienda può considerare manovre radicali come l’esternalizzazione del deposito o l’incremento degli investimenti tecnologici, è altrettanto importante coinvolgere le risorse umane per individuare soluzioni quotidiane attraverso il continuo dialogo con i collaboratori.

L’utilizzo di software gestionali per il magazzino, in questo contesto, rappresenta un ulteriore passo verso una gestione più efficiente.

La catalogazione accurata dei prodotti, la progettazione strategica degli spazi, il calcolo dei tempi di rotazione e l’etichettatura con codici a barre contribuiscono infatti a semplificare la movimentazione delle merci e a migliorare complessivamente l’organizzazione.

Tutti i documenti fondamentali

Se si vuol comprendere appieno l’importanza della logistica e organizzarla al meglio è fondamentale conoscere l’importanza di alcuni documenti.

Tra i più importanti, spiccano il Documento di Trasporto (DDT) e le Fatture di Acquisto e Vendita, indispensabili per gli adempimenti fiscali e per tracciare le operazioni di carico e scarico dei prodotti.

L’inventario, ovvero una dettagliata lista dei prodotti in magazzino con relativo valore, assume un altrettanto ruolo centrale nel monitorare le scorte e migliorare la gestione complessiva.

Anche la Distinta Base di Produzione, che elenca materiali e componenti per la realizzazione di un prodotto, facilita la fase di progettazione e l’organizzazione degli approvvigionamenti.

Inoltre, gli Ordini o Comande meritano un’attenzione costante per garantire un servizio efficiente e soddisfacente per i clienti. È importante controllare sempre la corretta scrittura all’interno dei vari documenti e non commettere errori o dimenticanze in merito.

La gestione documentale può essere perciò complessa, ma viene semplificata tramite l’utilizzo di software dedicati, in grado di facilitare le operazioni e consentendo un controllo più rapido e accurato.