Pensare che la stampante, nell’epoca attuale, rappresenti un device deputato alla sola stampa dei documenti cartacei è ormai un approccio superato. Questo alla luce sia dei nuovi flussi di lavoro, sia dell’aggiornamento degli apparecchi contemporanei, dove spiccano le stampanti multifunzione: modelli in grado di integrare insieme alla stampa, alla copia e alla scansione dei formati cartacei la condivisione digitale dei file.
Al centro c’è dunque una gestione delle informazioni in linea con le esigenze odierne e in quanto tale smart, ovvero intelligente. Ma in che modo operano in tal senso le stampanti multifunzione? E con quale ruolo? In questo articolo vi proponiamo un’analisi utile tanto ai professionisti che operano da casa quanto alle aziende.
Il ruolo delle stampanti multifunzione oggi
Il meccanismo delle stampanti multifunzione le avvicina a vere e proprie unità intelligenti, prima ancora che a device preposti alla stampa, alla copia e alla scansione dei documenti cartacei.
Ciò le rende a tutti gli effetti degli elementi che vanno a inserirsi all’interno di un workflow documentale di matrice digitale, dove la stampante si pone come punto di riferimento affinché ogni singolo dato possa essere non solo stampato, ma prima ancora acquisito, condiviso e archiviato. Non è più, dunque, un apparecchio che presenta una funzione isolata e a sé stante.
Si assiste quindi a una distribuzione uniforme del carico di lavoro tra più dispositivi, nel segno della continuità operativa e del monitoraggio dei consumi nonché dell’utilizzo effettivo.
L’incidenza della tecnologia in cloud in tale innovazione
Al centro del cambio di ruolo della stampante multifunzione c’è l’innovazione conseguita con una tecnologia spesso sottovalutata, forse anche per il fatto che ormai abbiamo tutti imparato a farvi i conti: ci riferiamo al cloud computing.
I workflow documentali odierni stanno dando luogo a un approccio sempre più ibrido, di convivenza tra elementi cartacei e digitali; qualcosa correlato a doppio filo proprio con il cloud computing. Questo avviene grazie a un’azione sulle code di stampa, sull’integrazione softwaristica, sulla definizione di regole operative che appaiono condivise.
La gestione di questi processi è connaturata alla disposizione di piattaforme cloud e soluzioni di document management utili a ridurre le attività di stampo manuale, a fronte di un miglioramento del modo stesso in cui i dati circolano tra chi fa parte del team: più sicuro, più performante.
Ciò conferma la natura intrinseca dei sistemi multifunzione, che si rivelano molto più di semplici stampanti e parti integranti del flusso operativo, senza mai dimostrarsi elementi che operano esternamente.
L’importanza di investire nella formazione del personale
I sistemi di ultima generazione come quelli multifunzione sono piuttosto semplici e intuitivi da utilizzare: un fattore che rappresenta uno dei punti di forza più rilevanti.
Allo stesso tempo, tuttavia, per ottimizzarne i benefici occorre conoscerne le peculiarità, onde per cui per le aziende appare imprescindibile investire nella formazione delle risorse umane.
Qualcosa che non comporta, a fronte di una diffusa familiarità con le nuove tecnologie, particolari investimenti, in grado tuttavia di incidere positivamente sulla dimensione strategica delle stampanti multifunzione, che risulterà ancora più fattiva nell’immediato futuro.
